Comment choisir ses bons outils de productivité et de bureautique ?
Dès lors que vous travaillez sur un projet d’entreprise ou quelle est déjà créé vous allez choisir des outils pour travailler seul et en équipe.
Que vous soyez sur PC ou MAC ,aujourd’hui nous vous conseillons fortement de travailler en mode SAAA ( software as a service) c’est à dire logiciel en tant que service..
Les logiciels utilisés sont installés sur des serveurs distants plutôt que sur la machine de l’utilisateur. Vous n’avez donc plus besoin d’installer tous les logiciels sur votre ordinateur, ni de stocker toutes vos données localement.
La premier intérêt réside dans le fait que la maintenance et les mises à jour des logiciels sont gérés en externe par les prestataires ou éditeurs.
Le principal autre avantage est que vous pourrez utiliser ces logiciels et accéder à vos données et documents de n’importe où avec un accès internet et un smartphone, une tablette ou un PC.
La gestion en mode Saas permet d’obtenir un niveau de sécurité généralement supérieur à la gestion en interne.
Enfin ces outils gratuits ou basés sur un abonnement sont moins chers que si vous les achetez.
On associera le terme Saas au Cloud Computing : Le cloud (nuage en anglais) va vous permettre de stocker vos données sur des serveurs mutualisés (ou dédiés) à travers le net.
Exemple : La messagerie Gmail proposée par Google qui est un service de cloud computing en mode saas. L’intérêt de GMAIL est de pouvoir accéder de partout dans le monde à vos emails, de passer de votre smartphone à un PC..
Concernant les navigateurs, vous aurez besoin d’un logiciel qui sera téléchargé sur votre PC. Que ca soit Firefox, Chrome, Safari, Internet explorer, je n’ai pas de conseil à vous donner même si on dit que Chrome est censé être un peu plus rapide c’est à vous de voir celui qui vous satisfait le plus.
Nous vous conseillons également le site Openoox.com qui vous permet de classer et mémoriser vos sites favoris, même si vous changez de navigateurs.
Bien sûr vous allez partager des informations avec vos associés ou vos salariés:
Les outils gratuits de google, Google Docs (pour les documents textes) et Google Sheets pour les tableurs sont parfaits : Il existe aussi Google Slides pour les document type powerpoint ou même Google Forms pour les formulaires
Ces outils sont indispensables et hyper pratiques :
Vous les créez en deux clics, vous définissez qui a le droit d’y accéder, éventuellement de les modifier. Les modifications sont alors vues instantanément par les personnes désignées.
Rien de plus pratique pour travailler en équipe sur un business plan ou un document commercial..
A noter qu’il faut déjà avoir un compte Gmail pour y accéder directement.
Pour sauvegarder tous vos fichiers de travail, plusieurs options: une solution efficace est Dropbox . Cet outil sauvegarde en temps réel sur le cloud vos fichiers et répertoires en étant crypté. Si jamais votre ordinateur crash vous récupérerez alors facilement vos données. Le coût est assez faible (par exemple 200$/an pour 2 To soit 2.000 Go) mais il y a des formules encore moins chères. Il existe des alternatives comme Google Drive ou iCloud (Apple), etc.
Pour la gestion de projet, il existe de nombreux outils comme TeamGantt.com ou Basecamp . Cet outil collaboratif est très bien pour évaluer le temps qu’il faut à mettre sur place un projet, chaque intervenant listant ses tâches, la durée des tâches, etc. de 29 à 240 dollars par mois cet outil est en anglais mais si vous tapez « outil gestion de projet en français vous trouverez des listes d’autres services)
Pour la gestion de votre agenda, oubliez votre bon vieil agenda papier au profit des outils proposés par Apple ou Microsoft (l’appli Calendrier)
Pour vos appels téléphoniques ou vos visioconférences utilisez Skype. Skype vous permet même de créer une visio à plusieurs et de partager votre écran pour vous permettre de faire une démonstration à votre interlocuteur. Skype vous permet même d’obtenir un numéro de téléphone et de gérer votre messagerie sur le net.
Pour envoyer vos fichiers volumineux qui ne passent pas par mail, utilisez WeTransfer qui est gratuit pour envoyer des fichiers de 2 giga octet (payant pour de plus gros fichiers).
Pour gérer vos clients, votre marketing et CRM, SalesForce.com.fr est l’outil le plus utilisé au monde. Mais vous pourrez aussi trouver en mode Saas des outils simples de facturation.
En résumé :
Organisez vous : ouvrez des comptes, testez les outils dont vous allez avoir besoin car ensuite vous allez gagner un temps fou pour vous et vos équipes.
Aujourd’hui des centaines d’outils gratuits ou payant existent et sont très efficaces. Cherchez sur google et sur les forums des noms d’outils en fonction de vos besoins.